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Online SMS How-To: Gruppenverwaltung



In unseren letzten How-To zu Online SMS 3 wurde erklärt, wie Sie Ihre Kontakte verwalten. Erfahren Sie nun, wie Sie diese in Gruppen organisieren können, um auf diese Weise mehr Struktur in Ihre Empfänger zu bringen.




Um die Gruppenverwaltung zu erreichen, wählen Sie im dritten Hauptmenüpunkt den Untereintrag „Gruppen“. Im linken Bereich sind alle gespeicherten Gruppen gelistet. Durch Klick auf eine der Gruppen wird rechts im Detailbereich der entsprechende Eintrag dargestellt. Zur besseren Übersicht sind die Daten auf mehrere Karteireiter aufgeteilt.



Kontakte


Auf dem Karteireiter "Kontakte" sind unter dem Gruppennamen alle dieser Gruppe zugeordneten Kontakte gelistet.


Erweitert


Auf dem Karteireiter "Erweitert" finden Sie neben einem Notizfeld weitere Felder, die für spezielle Anwendungsfälle genutzt werden können.




Gruppen-Shortcut:

Dieser Shortcut ist einerseits nötig, um einen Opt-in-Code für diese Gruppe zu generieren (siehe unten), andererseits dient er als Identifikation der Gruppe beim Remote-SMS-Versand.


Vorlage für Geburtstags-SMS:

Hier kann eine Vorlage für das websms Geburtstagsservice hinterlegt werden. Sobald eine Vorlage hinterlegt wird, ist das Geburtstagsservice aktiv. Kontakte dieser Gruppe erhalten dann an Ihrem Geburtstag (sofern hinterlegt) automatisch eine SMS mit dem Vorlagentext als Inhalt.


Vorlage für Remote-SMS:

Eine hier hinterlegte Vorlage dient als Default-Vorlage für diese Gruppe beim Remote-SMS-Versand.


Opt-in:

Auf dem Karteireiter "Opt-in" können Sie HTML-Code für Opt-in-Formulare zur Integration auf Ihrer Website erzeugen. Das hier bereitgestellte Formular dient der Anmeldung zur jeweiligen Gruppe.




Gruppe anlegen


Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie einfach in der Toolbar auf den entsprechenden Button. Im Detailbereich wird dann ein entsprechendes Formular angezeigt, in welchem Sie die Daten eingeben können.


Wenn Sie die Daten vollständig eingegeben haben, können Sie den neuen Eintrag über den Speichern-Button in der Toolbar in die Gruppenverwaltung aufnehmen.


Die Zuordnung von Kontakten zu einer Gruppe ist erst nach dem ersten Speichern möglich und wird weiter unten beschrieben.


Bearbeiten von Gruppen


Um eine Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie einfach in der Detailansicht auf das Feld, welches Sie ändern möchten. Sie können dann sofort Ihre Anpassung durchführen. Das Speichern geschieht jetzt automatisch (Autosave), sobald sich etwas am Datensatz ändert.


Um Kontakte zu einer Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Icon über der Kontaktliste. Im daraufhin geöffneten Auswahlelement können Sie dann nach dem Kontakt suchen, diesen Markieren und mit dem Übernehmen-Button zur Gruppe hinzufügen.



Um Kontakte aus der Gruppe zu entfernen, muss dieser zunächst in der Kontaktliste angehakt werden. Danach können alle markierten Kontakte mithilfe des Löschen-Icons direkt über der Kontaktliste aus der Gruppe entfernt werden.



Um alle Kontakte aus der Gruppe zu entfernen, finden Sie rechts über der Kontaktliste einen Link "alle Kontakte entfernen".



Sie können dann entscheiden, ob diese ganz aus dem Telefonbuch gelöscht werden oder lediglich deren Zuordnung zu dieser Gruppe aufgehoben wird.



Löschen von Gruppen


Um eine Gruppe zu löschen, muss diese zunächst in der Gruppenliste markiert werden. Danach können Sie über Betätigung des Löschen-Buttons in der Toolbar den Eintrag entfernen. Hierfür kann auch die Mehrfachauswahl (STRG+Klick) genutzt werden, um mehrere Gruppen auf einmal zu löschen.



Beim Löschen einer Gruppe werden die enthaltenen Kontakte NICHT gelöscht, sondern verlieren nur die Zuordnung zur entfernten Gruppe.


Export von Gruppenkontakten


Wenn Sie Kontakte einer bestimmten Gruppe sichern oder für die Verarbeitung in einer anderen Software in einer Datei speichern möchten, können Sie dies mithilfe des Export-Buttons in der Toolbar tun. Hierbei werden immer die Kontakte der markierten Gruppe in eine CSV-Datei exportiert und zum Download bereitgestellt.



Bei Gruppen mit sehr vielen Kontakten kann der Export recht lange dauern. Wir möchten Sie hierbei um Geduld bitten.


Suche nach Gruppen


Um eine bestimmte Gruppe zu finden, können Sie das Suchfeld über der Gruppenliste nutzen. Dieses durchsucht folgende Felder der Gruppen:


  • Gruppenname
  • Gruppen-Shortcut

Neue Nachricht an Gruppe(n)


Um direkt aus der Gruppenverwaltung eine neue Nachricht an die Kontakte einer Gruppe zu senden, nutzen Sie einfach den entsprechenden Button in der Toolbar. Dieser öffnet das Formular für eine neue Nachricht, wobei alle zuvor markierten Gruppen bereits als Empfänger vorbefüllt sind. Hierfür kann auch die Mehrfachauswahl (STRG+Klick) genutzt werden, um mehrere Gruppen auf einmal zu beschicken.